Från Almondys bageri rullar det ut omkring 80 000 tårtor varje dag. De exporteras till 65 länder och säljs bland annat på Ikea över hela världen. En sådan storskalig verksamhet ställer höga krav på att bemanningen alltid stämmer.
Ann-Sofi Björndahl jobbar som produktionskoordinator på Almondy i Torslanda. Hon har hand om schemaläggning, ledighetsansökningar och planering av bemanningsbehovet för ett 80-tal anställda i produktionen.
”Vi hade en egen vikariepool tidigare. Men det var en svår balansgång. En vikariepool får inte vara för liten för då täcker den inte frånvaron. Den får inte heller vara för stor, då får vikarierna bara jobba en dag i veckan och söker sig någon annanstans”, berättar Ann-Sofi.
När den egna poolen inte längre räckte till inledde Almondy ett samarbete med Jovi och ytterligare ett bemanningsföretag. Det var ett drag som visade sig bli avgörande.
”Hade vi inte haft det samarbetet hade vi nog inte kunnat köra under pandemin. Vid minsta lilla symtom var man tvungen att stanna hemma och då fick vi in konsulter via bemanningen. Vi stängde aldrig produktionen”, säger Ann-Sofi.
Minskad administration och snabb hjälp
Idag har Almondy fasat ut sin egen vikariepool och förlitar sig helt på bemanningspartnerna. Processen för att täcka upp med personal är enkel. Ann-Sofi lägger in planerade behov i ett schema för årets alla veckor. Behövs det extra hjälp på kort varsel räcker det med ett telefonsamtal.
”Jag slipper ringa runt. Jag lämnar bara dag och tid, sedan sköter Jovi bokningarna åt oss. Det sparar otroligt mycket tid”, förklarar Ann-Sofi.
Behoven kan skifta snabbt, särskilt när helgskift läggs till för att möta stora kampanjer. Då kan Jovi skicka mellan fem och tio konsulter över en helg.
Höga krav på livsmedelssäkerhet
Eftersom verksamheten kretsar kring livsmedel är kraven på kvalitet och säkerhet strikta. Almondy har gjort noggranna riskanalyser för bageriets alla stationer. På vissa platser krävs en längre utbildning, medan andra stationer tillåter att en konsult kliver in och kör igång efter en kortare introduktion. Kraven på vilka som får vistas i fastigheten är också hårda. Konsultcheferna från Jovi träffar gärna sina konsulter ofta, vilket kräver lite pusslande på grund av de strikta reglerna.
”Obehöriga får inte gå omkring i fastigheten och i bageriet, utan att en representant från Almondy är med. Kompromissen är att vi bokar en tid i lunchrummet när vi vet att många av deras konsulter jobbar och har rast”, säger Ann-Sofi.
Ett naturligt steg mot fast anställning
Konsulterna från Jovi kommer snabbt in i gänget och brukar visa ett stort intresse för att ta arbetspass. Samarbetet med Jovi fungerar även som en smidig väg till nya rekryteringar för Almondy.
”När vi ser att vi har ett permanent behov har vi redan konsulter på plats som kan jobbet. Då kan vi erbjuda dem anställning hos oss. Vi vet redan vilka de är, hur de fungerar i gruppen och de kan våra rutiner. Då slipper vi lägga ut annonser och utbilda folk från grunden igen”, säger Ann-Sofi.
Små detaljer som gör skillnad
Relationen handlar inte bara om vardaglig planering och effektiv bemanning. De personliga gesterna från Jovi är omtyckta av hela personalen på Almondy.
”Det som verkligen uppskattas är när de kommer med glassbilen och delar ut glass på gården. Alla vill ha rast just då. Även vår egen personal uppskattar det enormt. De kommer också förbi med påskägg och skämmer bort oss”, berättar Ann-Sofi.
När hon får frågan om hon skulle rekommendera Jovi till andra i branschen är svaret tydligt.
”Det har verkligen underlättat för oss. Har vi inte personal på plats kan vi inte köra produktionen, så att få in rätt folk utan att behöva göra hela arbetet själv betyder väldigt mycket”, avslutar Ann-Sofi.